Wann macht ein Wechsel Sinn?
Ein Verwalterwechsel ist nicht die erste Lösung bei kleineren Unstimmigkeiten. Aber es gibt konkrete Anzeichen, die zeigen: Es ist Zeit für einen neuen Verwalter.
- Keine Erreichbarkeit: Sie erreichen den Verwalter nur schwer, Rückrufe dauern Tage oder Wochen
- Schlechte Abrechnungen: Abrechnung verspätet, unvollständig oder fehlerhafte Berechnungen
- Lange Reaktionszeiten: Mängel werden nicht behoben, Mietausfälle nicht eingezogen
- Streitigkeiten: Verwalter und Eigentümer sind in wichtigen Punkten uneins
- Hohe Kosten: Die Verwaltungsgebühr ist unangemessen hoch für die erbrachte Leistung
Wenn Sie sich in mehreren Punkten wiedererkennen, ist es Zeit zu handeln.
Was sagt das Gesetz?
Der Wechsel der Hausverwaltung ist in Deutschland rechtlich klar geregelt im Wohnungseigentumsgesetz (WEG). Seit der WEG-Reform 2020 (Wohnungseigentumsmodernisierungsgesetz, WEMoG), in Kraft seit 1. Dezember 2020, wurde der Wechsel deutlich einfacher: Eigentümer können ihren Verwalter jederzeit ohne Angabe von Gründen abberufen — es muss kein schwerwiegender Grund vorliegen (§ 26 Abs. 3 WEG).
Grundregel: Der Verwalter wird von der Eigentümergemeinschaft gewählt und kann von der Gemeinschaft auch wieder abberufen werden. Dafür ist ein Beschluss erforderlich.
- Erforderliche Mehrheit: In der Regel reicht eine einfache Mehrheit der abgegebenen Stimmen (mindestens 50 % + 1)
- Fristen: Laut Gesetz endet der Verwaltervertrag spätestens 6 Monate nach der Abberufung, sofern im Vertrag keine kürzere Frist vereinbart wurde (§ 26 Abs. 3 WEG). In der Praxis enthalten viele Verträge kürzere Fristen.
- Eigentümerversammlung: Der Beschluss muss in der Eigentümerversammlung gefasst werden
- Anwalt nicht zwingend nötig: Der Wechsel läuft auch ohne rechtlichen Beistand
Schritt für Schritt: So läuft der Wechsel ab
- Neuen Verwalter suchen: Holen Sie mindestens zwei bis drei Angebote ein, bevor Sie die Versammlung einberufen. B&W Immobilien Management unterstützt Sie gerne dabei.
- Eigentümerversammlung einberufen: Der Verwalter oder die Eigentümerschaft beruft die Versammlung ein (mindestens 3 Wochen Ankündigungsfrist empfohlen). Wichtig: Falls sich der aktuelle Verwalter weigert, eine Versammlung einzuberufen, kann dies der Vorsitzende des Verwaltungsbeirats oder sein Stellvertreter übernehmen (§ 24 Abs. 3 WEG).
Wichtiger Praxis-Tipp: Wenn auf der Versammlung direkt ein neuer Verwalter gewählt werden soll, müssen die Angebote der Kandidaten zwingend schon zusammen mit der Einladung zur Versammlung an alle Eigentümer verschickt werden. Sonst ist der spätere Beschluss rechtlich anfechtbar!
- Beschluss fassen: Die Versammlung stimmt über die Abberufung des alten und (optional) Wahl des neuen Verwalters ab
- Schriftlich kündigen: Der Beschluss wird dem Verwalter mitgeteilt. Ein eingeschriebener Brief ist sicherer als eine E-Mail
- Übergabegespräch: Alt- und Neuverwaltung sprechen die Übergabe ab. Das passiert idealerweise vor dem Kündigungstermin
- Unterlagen übergeben: Der alte Verwalter übergibt alle Akten, Kontoauszüge, Verträge, Hausmeisternummern und laufende Vorgänge
Die Übergabe — worauf Sie achten müssen
Die Übergabe ist der kritischste Punkt. Hier können Fehler entstehen, die Monate später zu Problemen führen.
- Alle Unterlagen prüfen: Hausverwaltungsakte, Abrechnungen der letzten 3 Jahre, Versicherungspolicen, Handwerkerverträge
- Konten klären: Welche Bankkonten gibt es? Wer hat Vollmacht? Forderungen gegenüber Mietern – sind sie dokumentiert?
- Verträge überprüfen: Hausmeister, Reinigung, Müllwirtschaft, Versicherungen – welche Kündigungsfristen haben diese?
- Übergabeprotokoll schreiben: Was wurde wann übergeben? Am besten schriftlich, damit es später keine Streitigkeiten gibt
- Teure Reparaturen ankündigen: Gibt es bekannte Schäden? Diese sollte der neue Verwalter sofort wissen
Häufige Fehler beim Verwalterwechsel
- Kündigungsfristen ignorieren – Prüfen Sie rechtzeitig Ihren aktuellen Verwaltervertrag und beachten Sie die gesetzliche Maximalfrist von 6 Monaten nach Abberufung.
- Den neuen Verwalter nicht rechtzeitig suchen – das führt zu Leerlauf
- Keine schriftliche Übergabe – das ist oft die Quelle von Missverständnissen
- Mieter nicht informieren – die müssen wissen, wer der neue Ansprechpartner ist
- Offene Rechnungen nicht rechtzeitig begleichen – das sorgt bei der Übergabe für Buchhaltungschaos.
- Wichtige Verträge vergessen – besonders Versicherungen und Handwerker
Quellen & gesetzliche Grundlagen
Die Regelungen zur Bestellung und Abberufung von WEG-Verwaltern finden sich im Wohnungseigentumsgesetz (WEG). Durch das Wohnungseigentumsmodernisierungsgesetz (WEMoG) von 2020 wurden die Rechte der Eigentümer deutlich gestärkt. Die maßgebliche Vorschrift für die erleichterte Abberufung und die Beendigung des Verwaltervertrages ist § 26 WEG (insbesondere Abs. 3).
Was kostet ein Verwalterwechsel?
Einige neue Verwalter erheben zudem eine einmalige Übernahme- oder Einrichtungsgebühr für das Anlegen der Objektdaten. Fragen Sie hierzu gezielt nach. Bei B&W klären wir dies transparent im Erstgespräch — ohne Überraschungen.
Häufige Fragen
Ja. Der Verwalter kann seinen Vertrag nach den vereinbarten Kündigungsfristen selbst beenden. In der Praxis sind Fristen von 3–6 Monaten üblich. Eine fristlose Kündigung durch den Verwalter ist nur aus wichtigem Grund möglich.
Die Mieten laufen nahtlos weiter. Der neue Verwalter übernimmt die Konten und informiert die Mieter über die neue Bankverbindung. Zwischen Kündigung und Übernahme darf kein Zahlungsfluss verloren gehen — das ist Teil des Übergabeprotokolls.
Ein Anwalt ist nicht Pflicht. Eine professionelle Neuverwaltung wie B&W kann den Prozess moderieren und die rechtssichere Protokollierung des Abberufungsbeschlusses unterstützen. Ein Fachanwalt ist jedoch empfehlenswert, wenn der alte Verwalter die Abberufung anficht oder Unterlagen zurückhält.
Von der Beschlussfassung bis zur vollständigen Übernahme rechnen Sie mit 2–4 Monaten. Die Suche nach einem neuen Verwalter sollte parallel zur Kündigung laufen, damit es keinen Leerlauf gibt. B&W übernimmt die Koordination gerne für Sie.